Pasca era otonomi daerah, sejumlah urusan memerlukan perhatian dari pemangku kepentingan di daerah. Bahkan untuk urusan pengelolaan kearsipan. Jika tidak mulai ditangani dengan manajemen yang sesuai, daerah akan disibukkan dengan menumpuknya arsip yang tidak perlu. Padahal menurut ketentuan, jika arsip sudah berusia 30 tahun, layak untuk dimusnahkan.
Hal tersebut seperti dikatakan Iyos Rosidah dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) saat menjadi pembicara dalam Bintek Kearsipan di Ruang Sabha Dyaksa Lamongan, Selasa (7/6). Bahkan menurut dia, jika telah menerapkan pedoman Jadwal Retensi Arsip (JRA) beberapa jenis arsip yang sudah 3 tahun menjadi arsip inaktif bisa dimusnahkan.
“Dengan memiliki JRA, instansi kemudian bisa memiliki pedoman baku dalam melakukan penyusutan dan pemusnahan arsip. Di era otonomi daerah, manajeman memindahkan arsip inaktif yang telah berusia di atas 10 tahun dari Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) ke lembaga kearsipan menjadi salah satu isu penting. Demikian pula kegiatan memusnahkan arsip yang tidak bernilai guna sehingga menghindarkan penumpukan arsip yang sudah tidak berguna, “ papar dia.
Lebih lanjut disampaikannya, dengan program JRAlah, Pemda memiliki suatu jadwal dan prosedur yang konsisten untuk mengelola arsip organisasi, memindahkan arsip ke tempat penyimpanan arsip inaktif untuk kemudian memusnahkan arsip yang tidak bernilai guna. “JRA ini berisi arahan berapa lama arsip disimpan dan mengandung instruksi kapan arsip dipindahkan. Dia juga memuat uraian jenis arsip, jangka simpan arsip, dan nasib akhir apakah kemudian akan disimpan atau dimusnahkan, “ ujarnya.
Kemudian dicontohkan olehnya penerapan JRA untuk arsip keuangan. Untuk arsip pembahasan RAPBD oleh DPRD, masa aktif arsipnya adalah 2 tahun dan masa inaktifnya 3 tahun. Kemudian arsip tersebut bisa dimusnahkan. Namun ada pula arsip bersifat permanen yang meskipun telah melewati masa inaktif. Yakni seperti arsip Nota Keuangan dan materi RancanganAPBD.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar